Понятие «корпоративные документы» не определено законом и не упоминается в правовых актах. Таким общим термином обычно называют основные документы, которые должна иметь любая действующая организация (с учетом ее организационно-правовой формы), документы, которыми подтверждается правовой статус организации и устанавливаются основы внутреннего управления.

Таким образом, к числу корпоративных документов ООО можно отнести:

Устав, договор об учреждении, решение о создании общества и иные решения участников, список участников ООО, свидетельства, выданные обществу регистрирующим органом.

Несмотря на то, что риски, возникающие из-за отсутствия или ненадлежащего оформления корпоративных документов, всегда существенным образом влияют на общество, вплоть до вопроса его существования, этот аспект не нашел должной практической проработки и регламентации. Нормативные требования к этим документам чаще всего устанавливают то, что они должны быть, чем их содержание.

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации многие действия юридического лица должны находить отражение или оформляться в виде документов. Документы используются для фиксации обязательств и отражения результатов деятельности, для организации системы управления и фиксации принятых решений, для передачи информации и предоставления отчетности, и, наконец, документы являются поводом и объектом для проведения проверок и возникновения претензий, а также и защитой от рисков и тех же претензий.

Документы общества можно разделить на группы:

1. Документы по организации текущей деятельности общества - это документы, которыми исполнительные органы координируют его деятельность, работу подразделений и сотрудников, а также бухгалтерские и финансовые документы, кадровая документация и т. д.

2. Корпоративные документы — документы, которые определяют систему управления, структуру и порядок работы органов управления, принятие и фиксацию решений, стратегию развития, раскрытие и предоставление информации, а также правила взаимодействия участников корпоративных отношений. По документам по организации текущей деятельности хотелось бы отметить, что трудовые и бухгалтерские документы регламентируются соответствующим законодательством, а внутренний документооборот регламентируется, как правило, положением (инструкцией) о документообороте или о делопроизводстве, которое утверждается генеральным директором общества. Действие этих документов распространяется на менеджеров и сотрудников общества и вводится в действие на основании приказа генерального директора. Этот вопрос многократно рассматривался, обсуждался, имеет достаточно много практических наработок и, в той или иной степени, организован каждым юридическим лицом. Документы, регламентирующие совет директоров, документы о корпоративной деятельности.

Законодательством уделяется существенное внимание данному вопросу. В качестве документов, регламентирующих этот вопрос можно привести следующие: ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О коммерческой тайне»

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г №125-ФЗ.

Положение ФКЦБ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 г. №03-33/пс., Положение ФСФР «Об утверждении положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг» от 10.10.2006 года № 06-117 пз-н., Приказ от 12 апреля 2007 г. № 07-44/пз-н «О внесении изменений в Положение о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг», утвержденное приказом ФСФР России от 10 октября 2006 года № 06-117/пз.

Юрист разработает следующие корпоративные документы:

- договор о создании общества;

- устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы общества;

- положение о филиале или представительстве общества;

- годовые отчеты;

- документы бухгалтерского учета;

- документы бухгалтерской отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

- иные документы, предусмотренные настоящим Федеральными законом и иными федеральными законами;

- иные документы, предусмотренные настоящим Федеральными законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

В заключение хотелось бы обратить внимание, что документ будет полезен обществу только в том случае, если он будет применяться в практической деятельности общества, доводится до сведения его исполнителей, если действует система контроля его исполнения и существует реальная ответственность за неисполнение или несоблюдение положений документа.

Документы должны быть разумными и понятными. Количество документов должно быть необходимым и достаточным для организации эффективной деятельности и зависит от многих факторов. Чрезмерное количество документов принесет обществу скорее вред, чем пользу.